Polityka prywatności dla internautów (użytkowników strony internetowej)

DEFINICJE

Polityka – Polityka Prywatności THE ESTATE Sp. z o.o.

Spółka – rozumiana jako THE ESTATE Sp. z o.o.

Strony Spółki – witryny internetowe obsługiwane przez lub w imieniu THE ESTATE Sp. z o.o. 

Użytkownik/osoba, której dane dotyczą – osoba, która udostępnia swoje dane osobowe w związku z korzystaniem z witryn internetowych oraz produktów Spółki

Informacja handlowa – każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku Spółki

Integralność danych – określenie sytuacji, w której dane zachowują prawidłową postać podczas operacji takich jak odczyt, zapis, transmisja lub magazynowanie

RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE 

INFORMACJE OGÓLNE

Zasadą Spółki jest przestrzeganie mających zastosowanie przepisów prawa dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych. Spółka działa w poszanowaniu prawa każdej osoby do ochrony swojej prywatności. Niniejsza Polityka Prywatności określa, w jakich sytuacjach mogą być pozyskiwane dane osobowe od Użytkowników oraz wyjaśnia i reguluje zagadnienia związane z ich gromadzeniem, przetwarzaniem i wykorzystywaniem. Polityka obowiązuje w stosunku do wszystkich witryn internetowych obsługiwanych przez lub w imieniu Spółki. Kwestie związane z przetwarzaniem danych w ramach zakupionych produktów lub usług Spółki regulowane są odrębnymi procedurami oraz umowami.

Spółka deklaruje, iż dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo przekazanych danych, jak i zobowiązuje się wykonywać działania zapobiegające ingerencjom osób trzecich w dane osobowe oraz w prywatność osób, których dane dotyczą. Przekazane dane osobowe będą wykorzystywane do celów określonych w dalszej części dokumentu.

Spółka zwraca się z prośbą o dokładne zapoznanie się z Polityką Prywatności przed korzystaniem z jej witryn internetowych oraz przed udostępnianiem danych. Jeżeli Użytkownik nie wyraża zgody na gromadzenie, wykorzystywanie i ujawnianie swych danych osobowych w sposób wskazany w niniejszej Polityce (oraz we wszelkich stosownych dokumentach dotyczących prywatności, obowiązujących na poziomie krajowym lub na poziomie konkretnej witryny sieci Web), proszony jest o powstrzymanie się od korzystania z witryn internetowych Spółki.

Spółka jako właściciel niniejszej Polityki Prywatności zastrzega sobie prawo do jej zmiany w całości lub w części. Nowe brzmienie Polityki obowiązuje od momentu opublikowania jej na stronie Spółki pod adresem www.theestate.pl. Wprowadzenie istotnych zmian Polityki będzie ogłaszane na witrynie internetowej Spółki przez 30 kolejnych dni w formie powiadomienia.

Zgoda udzielona przez Użytkownika zgodnie z treścią niniejszego dokumentu stanowi zgodę udzieloną Spółce. 

Każda wizyta Użytkownika odwiedzającego strony Spółki jest automatycznie rejestrowana na serwerze w tzw. logach systemowych. Zapisywane w ten sposób dane to m.in.: data, czas wizyty oraz adres IP. Dane z logów systemowych wykorzystywane są wyłącznie do celów administracji serwerami i prowadzenia statystyk odwiedzin witryn internetowych.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest The Estate z siedzibą w Warszawie (00-640), ul. Mokotowska 3 lok. 12, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000991812, REGON 523104016, NIP 7011105628, zwana dalej na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności Administratorem Danych.

Spółka wyznaczyła inspektora ochrony danych osobowych. Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy Rozporządzenia e-mailowo (RODO@theestate.pl) lub pisemnie (Inspektor Ochrony Danych, The Estate Sp. z o.o., ul. Mokotowska 3 lok. 12, 00-640 Warszawa).

PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Spółka przetwarza dane osobowe Użytkowników na podstawie uzasadnionego interesu prawnego Spółki (art. 6 ust. 1 lit f RODO), który stanowi:

1. zarządzanie Stroną Spółki,
2. zapewnienie bezpieczeństwa Strony Spółki i Użytkowników, 
3. prowadzenie analiz statystycznych, badanie rynku, badanie satysfakcji,
4. prowadzenie marketingu bezpośredniego produktów lub usług, 
5. przesyłanie newslettera Użytkownikom, którzy zapisali się na niego poprzez formularz, na podane przez Użytkowników adresy e-mail,
6. odpowiadanie (na podane przez Użytkowników adresy e-mail) na zapytania otrzymywane od Użytkowników za pośrednictwem formularza kontaktowego,
7. spełnienie obowiązków prawnych wynikających z RODO w zakresie realizacji praw i w związku z tym archiwizowanie żądań kierowanych do Spółki lub informowanie Użytkowników o zagrożeniach dla prywatności.

PRAWA UŻYTKOWNIKÓW

Użytkownikowi przysługuje prawo do zapoznania się ze swoimi danymi, przechowywanymi przez Spółkę i w razie zaistnienia konieczności – prawo do poprawienia i uzupełniania wszelkich nieprawidłowych lub niepełnych danych osobowych. Nadto, w każdym czasie Użytkownikowi przysługuje prawo do żądania usunięcia jego danych osobowych z baz Spółki. W tym celu należy drogą elektroniczną na adres: RODO@theestate.pl przesłać żądanie modyfikacji lub usunięcia danych osobowych.

W określonych, ograniczonych okolicznościach Spółka może udostępniać lub przekazywać dane osobowe niepowiązanym ze Spółką osobom trzecim. W szczególności Spółka może przekazać dane osobowe osobie trzeciej:

• na wniosek Użytkownika,
• w celu dostosowania się do wymagań prawnych lub nakazu sądowego,
• w celu weryfikacji możliwości popełnienia przestępstwa polegającego na kradzieży tożsamości,
• w związku ze sprzedażą, zakupem, fuzją, reorganizacją, likwidacją bądź rozwiązaniem Spółki,
• lub w innych podobnych okolicznościach.

Spółka wdraża odpowiednie środki w celu ochrony poufności danych osobowych oraz zachowania ich integralności. W celu zabezpieczenia danych przy ich przesyłaniu Spółka wykorzystuje połączenie szyfrowane. Spółka nie bierze odpowiedzialności za dane przesyłane przez strony trzecie oraz za dane przesyłane za pośrednictwem niezabezpieczonych łączy.

Witryny internetowe Spółki mogą zawierać linki do stron WWW innych przedsiębiorstw lub organizacji. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za procedury i mechanizmy stosowane w tych przedsiębiorstwach/organizacjach odnośnie ochrony prywatności oraz za zawartość innych stron WWW.

Ewentualne pytania oraz skargi związane z tym, w jaki sposób Spółka przetwarza dane osobowe, prosimy kierować na adres: RODO@theestate.pl 

Informujemy, iż Użytkownik może kontaktować się ze Spółką bezpośrednio (telefonicznie, emailowo, pisemnie) lub wchodząc na strony Spółki w celu zapoznania się z informacjami na temat organizacji, programów i usług oraz wysłuchania lub obejrzenia określonych programów, bez konieczności podawania swoich danych osobowych. Niezależnie od powyższego, mogą zaistnieć okoliczności, kiedy dane osobowe Użytkownika będą niezbędne do zrealizowania żądanej usługi lub procesu. W takich przypadkach Użytkownik zostanie poinformowany o konieczności udostępnienia oraz o sposobie wykorzystania danych, mając tym samym możliwość podjęcia decyzji, co do udostępnienia lub odmowy udostępnienia swoich danych.

Udostępnienie danych osobowych może być wymagane w sytuacji, w której Użytkownik zainteresowany będzie zleceniem Spółce realizacji określonej usługi (np. przygotowanie oferty, przesłanie informacji na temat produktu) lub też w sytuacji, w której będzie on zainteresowany udziałem w procesie, bądź zdarzeniu (np. rekrutacja). Wówczas Użytkownik może zostać poproszony o wypełnienie i przesłanie formularza/ankiety, w których zostanie mu wyraźnie wskazane, jakiego rodzaju i na jakich zasadach będą gromadzone dane osobowe.

W sytuacji, w której Użytkownik ujawni w formularzu/ankiecie dane osobowe osoby trzeciej (np. współpracownika), musi posiadać zgodę osoby, której dane osobowe ujawnił, a Spółka przyjmuje, że Użytkownik taką zgodę posiada.

Dane udostępnione przez Użytkownika w wyżej wskazany sposób są wykorzystywane przez Spółkę tylko i wyłącznie w celu realizacji zleconej przez Użytkownika usługi, przeprowadzenia procesu, bądź organizacji uczestnictwa w zdarzeniu.

Spółka ma prawo udostępniać dane osobowe podmiotom, których zaangażowanie w realizację usługi jest nieodzowne (np. partnerzy, instytucje finansowe, pocztowe, firmy transportowe). Takie podmioty są zobowiązane korzystać z udostępnionych im danych osobowych tylko w celu realizacji usług w imieniu Spółki oraz traktować dane osobowe Użytkownika jako ściśle poufne.

Dane przekazane przez Użytkownika mogą być wykorzystywane również do utrzymywania lub rozwijania relacji biznesowych, a także w celu zapewnienia optymalnego świadczenia usług. Spółka może skontaktować się z Użytkownikiem w celu przeprowadzenia badania satysfakcji lub badania rynku.

CELE I CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

KONTAKT ZA POŚREDNICTWEM FORMULARZA KONTAKTOWEGO I KONTAKT EMAILOWY 

Kontaktując się ze Spółką za pośrednictwem formularza kontaktowego i poczty elektronicznej, Użytkownik może przekazać Spółce swój adres e-mail, imię, nazwisko, numer telefonu, miasto. Ponadto, w treści wiadomości może zawrzeć również inne dane osobowe.

Dane osobowe są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Użytkownikiem, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda Użytkownika wynikająca z zainicjowania kontaktu ze Spółką. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i Spółka nie jest w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Użytkownik ma prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką prowadził (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nadrzędne interesy Spółki, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami ze strony Użytkownika.

SOCIAL MEDIA 

Spółka jest również administratorem danych osobowych Użytkowników na stronie fanpage na portalu Facebook, a także na profilu Spółki na portalu Instagram. Dane osobowe przetwarzane będą w celu administrowania i zarządzania danym fanpage lub profilem, komunikowania się z Użytkownikiem, kierowania do Użytkownika treści promocyjno-marketingowych oraz tworzenia społeczności na danym profilu.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda Użytkownika, której udziela on  dobrowolnie obserwując dany profil lub dołączając do niego. Zasady panujące na fanpage lub na profilu są ustalane przez Administratora, a zasady przebywania w danym portalu społecznościowym wynikają z jego regulaminu. W każdej chwili można przestać obserwować dany profil lub fanpage. 

Spółka widzi dane osobowe umieszczone na profilu Użytkownika jako publiczne, np. imię, nazwisko. Przetwarzanie pozostałych danych osobowych dokonywane jest przez portal społecznościowy i na warunkach zawartych w jego regulaminach. Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich zgodnie z regulaminem danego portalu. 

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia profilu na danym portalu lub przez okres istnienia Fanpage. Przetwarzane są na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. cele marketingowe).

CELE MARKETINGOWE, PR I NEWSLETTER

Dane osobowe oraz informacje udostępnione przez Użytkownika za pośrednictwem stron Spółki oraz podane przy okazji udziału w konferencji, prezentacji, czy innej formy tzw. eventu, mogą być wykorzystane przez Spółkę do celów marketingowych i PR. Dane te mogą być także udostępnione wybranym podmiotom trzecim, z którymi Spółka współpracuje przy dostarczaniu produktów i usług swoim klientom, oraz z którymi współpracuje w zakresie marketingu. Dane zostaną wykorzystane w powyższy sposób tylko w przypadku, jeśli Użytkownik wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji handlowych.

Newsletter oznacza bezpłatną usługę świadczoną drogą elektroniczną przez Administratora poprzez przesyłanie listów elektronicznych, za pośrednictwem których Administrator informuje o nowościach, promocjach itp., w celu realizacji prawnie uzasadnionego celu Administratora, jakim jest marketing bezpośredni.

Zapisując się na newsletter Użytkownik podaje adres e-mail, na który będą przychodzić newslettery. Podczas zapisu Użytkownik potwierdza, że akceptuje niniejszą Politykę prywatności, a także że wyraża zgodę na otrzymywanie od Spółki informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgoda ta jest dobrowolna, ale konieczna do otrzymywania newslettera. Zgody mogą zostać w każdej chwili wycofane.

Newsletter jest wysyłany od chwili aktywacji do czasu złożenia przez Użytkownika sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, wycofania zgody na otrzymywanie informacji handlowych, a także do czasu stałego zaprzestania przesyłania newslettera. Po wycofaniu zgody, dane osobowe mogą być przechowywane przez okres do 2 lat w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami, wykazania faktu udzielenia przez użytkownika zgody na otrzymywanie newslettera oraz chwili jej wycofania, liczby otrzymanych newsletterów, aktywności itp., co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

System mailingowy odnotowuje aktywność i podejmowane przez Użytkownika działania związane z przesyłanym newsletterem.

Spółka korzysta z usług podmiotów zewnętrznych uczestniczących w świadczeniu interaktywnych elektronicznych usług reklamowych (na przykład banery reklamowe, mailingi). Podmioty te upoważnione są do zbierania oraz wykorzystywania informacji o Klientach tylko w celu optymalnego świadczenia usług na rzecz Spółki, a także w ustaleniu, jakie oferty, promocje i typy reklamy są najlepiej odbierane przez Klientów Spółki. Informacje zbierane w ten sposób są agregowane, stąd więc nie mogą posłużyć do identyfikacji pojedynczego Użytkownika.

SOCIAL MEDIA

Na Stronie Spółki zamieszczone są wtyczki, które przekierowują do strony zewnętrznych dostawców, tj. właścicieli serwisu społecznościowego Facebook, Instagram.

Spółka nie ma wpływu na dane przetwarzane przez ww. portale. Od chwili kliknięcia w przycisk wtyczki odsyłającej do mediów społecznościowych, dane osobowe są przetwarzane przez dany portal społecznościowy, który staje się ich administratorem i decyduje o celach oraz o zakresie ich przetwarzania. Cookies pozostawiane przez te wtyczki mogą też być aplikowane w urządzeniu użytkownika po wejściu na stronę, a następnie kojarzone z danymi gromadzonymi w danym portalu. Spółka nie ma wpływu na przetwarzanie danych przez te portale w opisany powyżej sposób.  

COOKIES

Strony Spółki stosują tzw. Cookies („ciasteczka”), informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym Użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego. Spółka może także używać innych technologii o funkcjach podobnych lub tożsamych z cookies. W niniejszej Polityce Prywatności Spółki, informacje dotyczące cookies mają zastosowanie także do innych podobnych technologii stosowanych w ramach witryn internetowych Spółki. Cookies zawierają zazwyczaj nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Pliki cookies mogą być zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika, a następnie wykorzystywane przez współpracujących z Spółką dostawców zewnętrznych narzędzi do monitorowania ruchu i aktywności w serwisie.

Technika cookies jest stosowana przez większość rozbudowanych stron WWW w celu poprawy jakości działania serwisu, a w szczególności:

• tworzenia statystyk oglądalności poszczególnych treści,
• personalizacji usług świadczonych z wykorzystaniem serwisu,
• utrzymywania sesji użytkowników,
• uwierzytelniania osób korzystających z serwisu,
• dostarczania Użytkownikom personalizowanych treści reklamowych.

Strony Spółki stosują następujące rodzaje plików cookies:

• „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach serwisu, np. umożliwiające korzystanie z sesji,
• „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranej wersji mobilnej/klasycznej, ostatnich fraz wpisywanych przez Użytkownika, wyglądu strony internetowej, stanu mechanizmu zakładek itp.
• „analityczne” pliki cookies, umożliwiające monitorowanie aktywności Użytkowników w serwisie.

Pliki cookies nie służą do przetwarzania ani do przechowywania danych osobowych, nie można za ich pomocą dokonać bezpośredniej identyfikacji Użytkownika oraz nie wprowadzają zmian konfiguracyjnych w przeglądarce i telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym.

Użytkownik ma możliwość samodzielnego określenia warunków stosowania techniki cookies i w każdej chwili może wyłączyć ich obsługę, za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub konfiguracji usługi. Może to powodować brak lub niewłaściwe wyświetlanie większości stron internetowych. W niektórych przypadkach możliwe jest ustawienie przeglądarki, by w każdym przypadku wyświetlane było pytanie o zgodę użytkownika na pliki cookies. Daje to Użytkownikowi możliwość kontroli nad plikami cookies, ale może spowolnić działanie przeglądarki.

Brak dokonania zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika, a tym samym Spółka będzie przechowywać informacje w urządzeniu końcowym Użytkownika i uzyskiwać do nich dostęp.